Artikelen

Evenementen inhoudelijk organiseren: de Congres-plugin

Bij het organiseren van een groot evenement komt er meer kijken dan het verkoop van tickets. Hoe zit de inhoud van het evenement eigenlijk in elkaar? Hoe stel je het programma samen? Met de congresuitbreiding wordt het inhoudelijk organiseren van een evenement makkelijk en efficient gemaakt.

Congres, lustrumweekend, workshops

Of het nu gaat om een jaarlijks meerdaags congres, een lustrumweekend of een serie workshops, de congresuitbreiding in de evenementenapplicatie maakt het organiseren van je evenement makkelijker en overzichtelijker, óók tijdens en na het evenement. Veel evenementen hebben meerdere programmaonderdelen, waarin soms de deelnemers worden opgesplitst in kleinere groepen om bijvoorbeeld deel te nemen aan een workshop. Het is bijna onmogelijk om zo’n groots en uitgebreid programma te organiseren op papier, en daarom is een goed systeem dat die organisatie gewoon voor je doet, onmisbaar. Bij Genkgo ben je daarvoor aan het goede adres. De congresuitbreiding maakt het mogelijk voor de organisator om het rooster voor het hele evenement in te vullen, maar ook voor deelnemers om zelf te kiezen aan welke activiteiten ze willen deelnemen.

Programma van het evenement

De congresuitbreiding is een uitbreiding op de evenementenapplicatie. Met de evenementenapplicatie is het mogelijk om meerdere ticketopties te beheren en te verkopen, verschillende inschrijfperiodes in te stellen, betalingsmethodes te beheren, inschrijvingen in te zien en nog veel meer. De congresuitbreiding zorgt ervoor dat naast al deze functies ook het programma kan worden gemaakt en beheerd. Alle verschillende sprekers, activiteiten en ruimtes kunnen worden toegevoegd, en met elkaar gecombineerd in het rooster worden gezet. Daarnaast kun je er zelf voor kiezen of deelnemers zich moeten opgeven voor een activiteit, of ze worden ingedeeld op basis van hun voorkeur, of dat deelnemers ter plekke mogen kiezen naar welke activiteit ze gaan.

Persoonlijk programma

De congresuitbreiding bespaart je veel tijd tijdens het organiseren van een evenement. Na het kopen van hun ticket kunnen deelnemers invullen bij welke activiteiten ze aanwezig willen zijn. De applicatie verdeelt zelf de deelnemers over activiteiten op basis van hun voorkeur. Aan de hand van hun keuzes en voorkeuren maakt de applicatie voor elke deelnemer een persoonlijk programma met daarop de tijden en plaatsen waar ze worden verwacht. Ook worden eventuele wijzigingen in het programma bijgewerkt in de persoonlijke programma’s van de deelnemers. Alle deelnemers weten op deze manier precies waar ze moeten zijn en wanneer. Dit maakt het evenement overzichtelijk voor de deelnemer en extra efficient in het organiseren.

De mogelijkheden op een rij

Dit zijn de belangrijkse mogelijkheden van de congresuitbreiding:

- Programma’s aanmaken (bijvoorbeeld een dag of een dagdeel)
- Sprekers, ruimtes en activiteiten aanmaken en plannen binnen het rooster
- Vaststellen wanneer sprekers en activiteiten worden gepubliceerd op de website
- Een overzichtelijk rooster van het gehele congres creëren
- Deelnemers de mogelijkheid geven om zelf aan te geven bij welke activiteiten ze aanwezig willen zijn
- Aangeven of deelnemers zich kunnen aanmelden voor activiteiten of alleen hun voorkeur mogen aangeven
- Aangeven of deelnemers vooraf gaande aan het congres of tijdens het congres keuzes moeten maken tussen activiteiten
- Aangeven of deelnemers met een bepaalde ticketoptie zich wel of niet mogen inschrijven voor een bepaald pragramma
- Aangeven of deelname aan een programma optioneel is voor deelnemers
- Persoonlijke programma’s voor iedere deelnemer