Artikelen

Case: Een digitale moderniseringsslag van een vereniging en haar cursusprogramma.

Klant: Nederlandse Vereniging van Radiologen
Geleverd: Maatwerk: Beheer- en Redactiesysteem, Inschrijfsysteem, RAD App, Check-in App.

De Nederlandse Vereniging van Radiologen (NVvR) koos in 2014 voor het vernieuwen en moderniseren van haar meerdaagse cursusprogramma's. In dat kader ontwikkelde Genkgo een nieuw online platform. Met het nieuwe platform is de NVvR klaar voor de toekomst.

Sinds de oplevering zijn er meer dan zes cursussen succesvol georganiseerd. Het resultaat voor de NVvR is een verkleining van administratieve taken, een significante kostenverlaging en meer interactiviteit met de leden.

Vereniging voor medisch specialisten

De Nederlands Vereniging voor de Radiologie (NVvR) is opgericht voor doktoren uit het vakgebied Radiologie. Radiologie is een medisch specialisme voor het stellen van diagnoses, het onderkennen van de aard en plaats van een ziekte door middel van straling.

De NVvR behartigt de belangen van haar leden, en zorgt mede voor een goede toegankelijkheid en kwaliteit van de radiologie. Ze draagt bij aan een positieve beeldvorming rond de radiologie en de radiologen in Nederland. (bron: website radiologen.nl)

Een belangrijk onderdeel in haar activiteiten vormen de bij- en nascholing van leden. Hiervoor organiseert zij jaarlijkse meerdaagse cursussen en congressen, waaronder de Sandwichcursus en de Radiologendagen.

De uitdagingen van de NVvR

De NVvR heeft een lange traditie in het scholen van radiologen. Sinds 1901 werkt zij continu aan de opzet en inhoud van de scholingsactiviteiten. Deze moeten passen bij de ontwikkelingen in het vakgebied en de verwachtingen van haar leden.

Genkgo is rond de tafel gaan zitten met bestuursleden en een door de vereniging ingerichte app-commmissie. Als eerste is de bestaande cursusopzet in kaart gebracht. Vervolgens is gekeken welke processen beter en efficienter kunnen worden ingericht en welke rol IT daarin kan spelen. De vereniging wilde een verbetering in de volgende gebieden.

1. Informatievoorziening

Voor elke cursus werd een papieren syllabus ontworpen en in een flinke oplage gedrukt. De wijze waarop mensen informatie tot zich nemen is de laatste jaren echter enorm veranderd. De NVvR zocht naar een goede vervanging van het programmaboekje om aansluiting te vinden bij de opmars van online mogelijkheden, via het web, smartphones en apps.

Doelstelling: Verlagen van kosten voor drukwerk, portokosten en stemkastjes.

Oplossing: Mobiele applicatie voor smartphone en tablet: de RAD App (Radiologen app). Hierin hebben leden toegang tot het de cursusagenda, hun persoonlijke programma, syllabusinformatie (waaronder abstracts). De inhoud van de RAD App kan worden beheerd met een online redactiesysteem.

2. Interactiviteit

Naast het 'zenden' van informatie, wil de NVvR haar leden nauw betrekken bij haar activiteiten. Interactiviteit stond al op het programma door te werken met stemkastjes en het rondsturen van evaluatieformulieren. Elke deelnemer heeft echter een smartphone met internet op zak. De NVvR wilde de interactieve mogelijkheden hiervan beter benutten.

Doelstelling: Het interactiever maken van de cursusdagen en de evaluatie.

Oplossing: Interactiviteit via de RAD App. Hierin kunnen leden feedback geven, sprekers evalueren, stemmen, notities maken en berichten met elkaar delen.

3. Inschrijven

De inschrijfmethode voor leden was aan vernieuwing toe. Inschrijven gebeurde via een extern inschrijformulier. Het was ingewikkeld om in te schrijven, keuzes te maken voor het bijwonen van sessies en het boeken van een hotelovernachting. Bovendien was er geen koppeling met de centrale ledenadministratie. Hierdoor moesten leden elke keer zelf opnieuw al hun gegevens invoeren. Betalen kon niet direct, maar ging achteraf met automatisch incasso.

Doelstelling: Inschrijven en betalen voor cursussen makkelijker maken

Oplossing: Online inschrijfsysteem voorzien van workshopkeuze, hotelboekingen en online betaling (iDeal, credit card). Dit stelt het lid in staat om alles zelfstandig te regelen.

4. Administratie

Administratief werd al lang op dezelfde manier gewerkt. Hierbij kwam veel handwerk kijken. De moeilijkheden zaten in het gebruik van meerdere systemen met ledeninformatie en het handmatig kopieëren en plakken van informatie. Hierbij bestond een relatief grote afhankelijkheid van leveranciers voor betrekkelijk eenvoudige administratieve taken.

Doelstelling: Administratieve taken verminderen en vereenvoudigen

Oplossing: Online beheersoftware voor het management van cursussen, inschrijvingen en betalingen. Deze beheersoftware is gekoppeld aan een externe ledenadministratie. Daarnaast is er een on site oplossing voor deelnemerregistratie.

De werkwijze van Genkgo

Genkgo leverde voor dit project de software, hosting, onderhoud, advies en ondersteuning. Een derde partij, Zus & Zorg, heeft bijgedragen aan controleren, testen en verbeteren van de software. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het beheer van de cursussen en daarmee eindgebruiker van de sofware.

Voor projecten met deze omvang en complexiteit volgt Genkgo een aantal vaste uitgangspunten:

Software

Genkgo maakt gebruik van de nieuwste technieken. Daarbij wordt gewerkt met moderne standaarden voor de ontwikkeling en het gebruik van eigen software evenals de integratie van die van derden. Het volgen van deze standaarden houdt de leercurve voor de gebruiker van de software beperkt. Bovendien wordt het leggen van koppelingen met andere software eenvoudiger. De core van de Genkgo software is in-house ontwikkelde code. Deze code is het resultaat van meer dan 10 jaar ervaring en visie.

Agile

Het project wordt geleid volgens een Agile methode. Agile betekent letterlijk: behendig, lenig. In de praktijk betekent het dat het project is opgedeeld in korte overzichtelijke perioden van niet langer dan een maand, soms zelfs hooguit een week. Deze perioden heten iteraties en zijn als het ware kleine projecten op zich zelf. Het team van Genkgo werkt gedurende een traject onderling zeer intensief samen. Hierbij wordt persoonlijk gecommuniceerd met elkaar en met de andere belanghebbenden van het project. Het team levert aan het einde van iedere iteratie altijd iets direct bruikbaars op. Na iedere iteratie worden de projectprioriteiten heroverwogen.

Unit testing

Unittesten is een methode om softwaremodulen of stukjes broncode units afzonderlijk te testen. Dit heeft grote voordelen voor de continuïteit van de software. Bij het aanpassen van bestaande functionaliteit kan aan de hand van de unit tests snel worden beoordeeld welke gevolgen de veranderingen hebben voor andere functies. Hierdoor kan er een robuuste applicatie worden gemaakt.

Het resultaat

Bij aanvang is afgesproken de software gebruiksklaar te maken in een periode van 20 weken. De eerste versie van systeem is volgens planning in gebruik genomen tijdens een vierdaagse cursus in juni 2014. Met feedback van bestuurders, app-commissie, leden, deelnemers, beheerders, maar ook de verzamelde data is per opeenvolgende cursus een betere versie van de software uitgebracht. Inmiddels zijn er zes succesvolle cursussen gehouden met behulp van de nieuwe software.

Centraal in de vernieuwingsslag staat het lid. Vanaf de eerste versie van de software heeft deze de vruchten kunnen plukken van de nieuwe mogelijkheden. Naast een betere inschrijfmethode is de RAD App niet meer weg te denken uit het moderne cursusprogramma.

RAD App

De RAD App is gemaakt ter vervanging van de gedrukte syllabus. Hiervan zijn de volgende onderdelen overgenomen:

  • Agenda/dagprogramma
    • Sessieoverzicht, inclusief informatie over:
    • Spekers
    • Documenten (wetenschappelijke abstracts)
  • Tijden en locatie
  • Abstractoverzicht
  • Plattegronden
  • Sponsorhoek
  • Vrije tekstpagina's voor eigen invulling

Interactiviteit in de RAD App

Naast het vervangen van het programmaboekje biedt de RAD App een serie interactieve functionaliteiten:

Stemmen

Tijdens een sessie kunnen leden hun stem uitbrengen. Elk lid heeft met zijn smartphone dus een persoonlijk stemkastje in zijn of haar broekzak. Hierdoor hoeven er geen dure stemkastjes meer gehuurd te worden. Enorm kostenbesparend.

Berichtenservice

Elke cursusdag kunnen leden berichten plaatsen op de publieke berichten service. Andere deelnemers kunnen op deze berichten reageren. Dit zorgt voor meer interactiviteit met leden en tussen leden.

Persoonlijk programma

De RAD App toont het persoonlijke programma van de deelnemer. Dit is het programma dat het lid zelf heeft samengesteld door het kiezen van eigen sessies en workshops. Met sessieinformatie en plattegronden zoekt een deelnemer eenvoudig op aan welke sessie hij deelneemt. Een praktisch instrument waar de deelnemer steeds op kan terugvallen.

Sprekerevaluatie

Deelnemers kunnen de spreker van een sessie evalueren in de RAD App. Dit is een serie multiple choice (likert) vragen over de inhoud en presentatie. Ook is het mogelijk algemene opmerkingen te geven. De beheerder bepaalt welke vragen er gesteld worden en kan nadien de statistieken per cursus en per sessie opvragen.

Archief

In het archief zijn abstracts, presentaties en andere onderdelen van reeds afgelopen cursussen te raadplegen.

Push berichten

De RAD App maakt het mogelijk om berichten te ontvangen. De beheerder kan berichten versturen naar alle leden, of de deelnemers van een cursus, dag of sessie. Een zeer directe wijze van communiceren die doeltreffend is voor bijvoorbeeld cursusmededelingen of reminders.

CME bijscholingspunten

Een deelnemer kan in de app raadplegen hoeveel bijscholingspunten hij/zij heeft verdiend door het deelnemen aan de cursussen. De behaalde punten kunnen door de beheerder worden geraadpleegd en geëxporteerd naar Excel.

Radiologische stack images

Radiologen werken met specialistische afbeeldingen (DICOM). Afbeeldingen die horen bij sessies of abstracht zijn in de app te raadplegen.

Partners

De beheerder kan namens partners berichten plaatsen in de RAD App. Deze worden getoond tijdens bijvoorbeeld laadschermen. Een mooi uithangbord.

App Feedback

Leden kunnen via de App direct hun feedback geven of een vraag stellen. Hierdoor kunnen mogelijke bugjes snel worden opgepikt. Ook kunnen ideeën worden aangedragen voor uitbreiding en verbetering van de app.

De app is beschikbaar voor iOS, Android en Windows Phone

Beheer- en redactiesysteem

Het beheer en redactiesysteem stelt de vereniging in staat om alles omtrent een cursus en de RAD App te beheren. De NVvR laat het beheer over aan een uitvoerder. De beheersoftware is overal en online te gebruiken. Kort samengevat biedt het de volgende mogelijkheden:

  • Organisatie: het CRM van de applicatie waarin de profielen van leden, niet-leden, medewerkers, beheerders en partners kunnen worden beheerd. Speciaal voor de NVvR is er een koppeling gemaakt met de centrale ledenadministratie die ledengegevens automatisch synchroniseert.
  • Cursus: beheren van het programma, sprekers, sessies, stemrondes, bijscholingspunten, badges.
  • Inschrijving: Instellen van inschrijfperiodes, prijzen en betaalmethoden. Versturen van facturen.
  • Content: Plaatsen tekst, afbeeldingen, documenten, partners in de RAD App.
  • Informatie: Raadplegen van ledeninformatie, deelnemerinformatie, inschrijvingen, betalingen, zaalcapaciteit, deelnamestatistieken, evaluaties, app feedback en bijscholingspunten
  • Communicatie: Versturen van push tekstberichten naar gebruikers van de RAD App.

Check-in app

De checkin-app is een effectief instrument in het meten van aanwezigheid van deelnemers.

De check-in app wordt gebruikt door medewerkers tijdens de cursusdagen. Met de app kunnen zij deelnemers 'inscannen' bij het betreden van een cursus of sessie. De leden gebruiken hiervoor hun persoonlijke QR code.

Bij het inchecken controleert de checkin-app of de deelnemer is ingeschreven. De app voorziet de medewerker van nuttige informatie. De check-in app toont het aantal inschrijvingen, het aantal beschikbare plaatsen per zaal, de aanwezige en afwezige deelnemers.

De scaninformatie wordt opgeslagen in de centrale opslag van de cursus. In het beheersysteem is live, per cursus, cursusdag en sessie op te vragen wie er zijn ingecheckt. Deze informatie kan worden gebruikt voor de accreditatie van bijscholingspunten.

Klaar voor de toekomst

Door op tijd de overstap te maken naar een digitale, online infrastructuur heeft de NVvR laten zien toekomstgericht te zijn. Met behulp van de software en diensten van Genkgo heeft zij een aantal belangrijke doelstellingen bereikt. De vereniging staat dichter bij de leden. Kosten voor administratie en organisatie zijn omlaag gegaan. Er is meer grip gekomen op de informatievoorziening van leden. Genkgo is trots dat zij heeft mogen helpen vorm te geven aan deze grote vernieuwingsslag. De NVvR kan weer jaren vooruit!

Meer weten?

Heeft onze aanpak voor de NVvR uw interesse gewekt? Bent u op zoek naar een betrouwbare IT partner voor een innovatieslag binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.