Artikelen

SEPA en je vereniging

Vanaf 1 februari 2014 is er geen verschil meer tussen binnenlandse en grensoverschrijdende betalingen en incasso’s in Europa. Er komt een nieuw systeem: de Single Euro Payments Area (SEPA). Wat betekent SEPA voor je vereniging en welke veranderingen zul je moeten maken in je administratie? Deze blog brengt inzicht.

1. Wat is SEPA?

De afkorting SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Het staat voor een gebied van Europese landen die één gezamenlijke betaalmarkt vormen. Alle elektronische bankhandelingen, zoals overschrijvingen, incasso's en betalingen gaan tussen de landen die meedoen met SEPA net zo makkelijk als in het binnenland.

2. Welke veranderingen brengt SEPA met zich mee?

Bankrekeningnummers worden veranderd in internationale rekeningnummers die in alle SEPA landen gelijk in opzet is (IBAN). Ook veranderen de regels voor de overschrijving en incasso, die respectievelijk Europese overschrijving en Europese incasso gaan heten. Het doel hiervan is bankhandelingen te vergemakkelijken.

3. Welke consequenties heeft dit voor je vereniging?

Helaas is de overstap niet zonder consequenties en zul je aan het werk moeten met het volgende:

1. Omzetten rekeningnummers naar IBAN.

  • Een online service waarmee je rekeningnummers kunt 'omnummeren' is omnummertool  –  een initiatief van de Nederlandsche Bank .

2. Nieuwe IBAN nummer van de vereniging communiceren met klanten, leveranciers, etc.

3. Benodigde gegevens voor incasso verkrijgen en verwerken.

Het gaat hierbij om:

  1. Incassant ID – Dit is een unieke code die hoort bij degene die de incasso uitvoert. Dit ID ontvang je van je bank.
  2. Eke machtiging wordt voorzien van een uniek nummer, een kenmerk van maximaal 35 karakters. Dit kenmerk wordt automatisch aangemaakt in Genkgo Financieel.
  3. De nieuwe IBAN rekeningnummers van de debiteur 

  4. Datum van ondertekening van de machtiging. Dit is de datum waarop de incassant toestemming heeft gegeven voor de incasso. Vaak is deze datum voor bestaande machtigingen niet bekend. In dat geval kun je standaard de datum 1-11-2009 invullen.
  5. Vooraankondiging. Volgens de nieuwe regels is een incassant verplicht om voor iedere incasso die gaat plaatsvinden een vooraankondiging naar de debiteur te sturen. Deze vooraankondiging moet minimaal 14 dagen van tevoren worden verstuurd. Periodieke incasso's mag je samen in één keer aankondigen.

Belangrijk begrippen

  • BIC Bank - Identifier Code. Het internationale kenmerk van je bank. Dit is nu ook wel bekend als de SWIFT code. Het is verplicht deze te vermelden bij internationaal betalingsverkeer.
  • CLIEOP 03 - Clientenopdracht. Dit is de naam voor het het electronische bestand dat je nu kunt gebruiken voor de aanlevering van incasso-opdrachten aan de bank. Per 1 augustus 2014 komt deze standaard te vervallen en moet je je bestanden aanleveren in SEPA XML PAIN formaat.
  • IBAN - International Bank Account Number.
  • Incassant - De 'inner'. Degene die de incasso uitvoert, de vereniging.
  • Incassant ID - De 'incassant ID' of referentie identificeert je als unieke incassant. Dit kenmerk ontvang je eenmalig van de bank en is grotendeels opgebouwd uit het KVK-nummer van de vereniging.
  • MOI - Melding Onterechte Incasso. Een geïncasseerde kan bij de bank een Melding Onterechte Incasso doen. Als incassant moet je kunnen aantonen dat de incasso volgens de regels is verlopen. Kunt je dat niet, dan zal het geïncasseerde bedrag door de bank teruggestort worden.
  • PAIN - PAyment Initation (SEPA XML PAIN). Dit is het bestandsformaat waarin je binnen SEPA de incasso- opdrachten moet aanleveren bij de bank.
  • SEPA - Single Euro Payments Area. Standaardisatie en harmonisatie van het euro-gerelateerd betalingsverkeer.
  • SEPA XML - Sepa XML (Unifi) formaat voor betaalopdrachten. Per 1 augustus 2014 komt deze standaard te vervallen en moet je je bestanden aanleveren in SEPA XML PAIN formaat.