Artikelen

De meerwaarde van een online ledenadministratie

Tegenwoordig zijn er nog veel verenigingen die werken met een offline ledenadministratie, terwijl er betere alternatieven zijn. Gebruik van een online ledenadministratie brengt voordelen met zich mee. Deze liggen op het gebied van flexibiliteit, veiligheid en efficiëntie.

Bij een ouderwetse offline ledenadministratie vormen deze punten juist vaak de nadelen. Men moet hierbij denken aan een Excel spreadsheet of een programma op CD-Rom zoals Davilex of PC Leden. Hieronder zullen de voordelen van een online administratie ten opzichte van de nadelen van een offline administratie gegeven worden.

Ben je benieuwd naar hoe een online ledenadministratie er uit ziet en werkt? Lees dan tot het einde door.

Excel Sheet

Offline ledenadministratie is beperkt

Werken kost behoorlijk wat tijd, geeft minder overzicht en is nooit 100% up to date.

  • De administratie is beschikbaar op één vaste computer. Vaak is de software al een jaartje ouder. Doordat de gegevens op één plek staan is er een verhoogt risico op dataverlies.
  • Gesloten. Leden kunnen hun eigen gegevens niet zomaar inzien, laat staan hun gegevens zelf up to date houden.
  • Foutgevoelig. Verhuizingen en andere mutaties moeten allemaal via de secretaris of de penningmeester. Deze moeten met de hand verwerkt worden, dit is foutgevoelig en kostbaar.
  • Moeilijk om overzicht te houden. Het zoeken en groeperen van leden aan de hand van speciale criteria is vaak niet mogelijk.
  • Gebrekkige continuiteit. Vaak weet maar één iemand hoe de administratie 'werkt', dit geldt met name voor een zelf gebouwde Excelsheet.

 

Cloud software\

Online ledenadministratie in de cloud

Werken met het ledenbestand kost weinig tijd, geeft meer overzicht en is beter up to date.

  • Updates. Nieuwe functies die worden ontwikkeld in de software zijn direct voor iedereen die met de ledenadministratie werkt beschikbaar.
  • Altijd een back-up. De kans op dataverlies is veel kleiner door automatische back-ups.
  • Aansluitbaar. Er kunnen andere toepassingen mee worden gekoppeld. Bijvoorbeeld de financiële administratie, de website of nieuwsbrieven.
  • Openheid naar leden. Zij kunnen via de website hun eigen gegevens inzien en houden het zelf up to date.
  • Breed beschikbaar. Iedereen met internet heeft toegang tot de ledenadministratie, thuis en op het clubhuis/kantoor van de vereniging.

Gratis een online ledenadministratie uitproberen?

VerenigingenWeb biedt de voordelen van een online ledenadministratie en meer. Wil je ervaren hoe het is om met een online ledenadministratie te werken? Maak dan een testomgeving aan en probeer VerenigingenWeb gratis uit. Dit kun je doen door onderaan de pagina te klikken op "Begin gratis proefperiode". Na het versturen van het formulier kun je binnen een paar minuten kun je aan de slag.