Artikelen

Professioneler besturen: 3 oplossingen en 3 voordelen

Het besturen van een sport, studie- of hobbyvereniging lijkt steeds meer op het runnen van een bedrijf. Hoog tijd dus om je bestuurstaken professioneler aan te pakken! Welke 3 IT oplossingen maken dit mogelijk? En welke 3 belangrijke voordelen levert dit jouw vereniging op? 

Besturen is ondernemen.

Van ledenadministratie tot het organiseren van evenementen, en van boekhouding tot het het communiceren met sponsors, bedrijven en (potentiële) leden. Het is een hele klus om de administratie van je vereniging up-to-date te houden. 

"Overdag runnen bestuurders van een studentenvereniging een bedrijf en 's avonds een kroeg met een aanzienlijke jaaromzet. Dit alles dient in goede banen geleid te worden," schreef Jan Boers, destijds praeses van de Landelijke Kamer van Verenigingen in 2012. Hetzelfde geldt eigenlijk voor andere verenigingen: besturen lijkt in veel opzichten op ondernemen. 

Net als voor bedrijven, worden PR en marketingactiviteiten ook voor verenigingen steeds belangrijker. Het aantal sportverenigingen daalde namelijk tussen 2007 en 2010 met 1000 stuks, aangezien het aantal lidmaatschappen sterk afnam de jaren ervoor. Het aantal sporters nam in dezelfde periode overigens wel toe.  

Voor studie- en studentenverenigingen zorgt het negatief bindend studieadvies voor soortgelijke problemen. Het is voor de circa 450 universitaire studieverenigingen en ruim 500 studentengezelligheids en -sportverenigingen hierdoor steeds moeilijker mensen te vinden voor bestuursfuncties. Het gaat hierbij namelijk al snel om fulltime functies, zodat naast je bestuurstaken fulltime studeren praktisch onmogelijk blijkt. 

Je vereniging besturen kan, net als ondernemen, echter een stuk professioneler en succesvoller door innovatieve IT oplossingen in te zetten.

De 3 oplossingen om professioneler te besturen.

Welke drie IT oplossingen helpen jouw bestuurstaken ‘in goede banen’ te leiden, door ze efficiënter en professioneler in te richten?

1. Software 'Eco-systemen'

Als bestuurslid maak je waarschijnlijk dagelijks gebruik van verschillende en onhandige software toepassingen om jouw vereniging te managen. Dat moet toch beter kunnen? Ja, dat kan inderdaad beter én efficiënter!

De oplossing voor dit probleem zijn eco-systemen: Website, communicatie, financiën en andere functionaliteiten worden allemaal binnen één geïntegreerd platform beheerd en gekoppeld aan de (leden)administratie. Plaats leden en relaties in groepen en stuur deze vervolgens persoonlijke communicatieboodschappen en (contributie)facturen. Het is dus niet meer nodig de gegevens uit aparte boekhoud- en administratiesoftware te kopiëren; alle benodigde gegevens staan op één plek!

2. Werken in de 'Cloud' 

Je kan je vereniging via internet bovendien op elke locatie en op elk apparaat runnen, door deze eco-systemen in de 'Cloud' te plaatsen. Hiermee speelt de software goed in op het groeiende aantal mobiele 'devices', waarvan zowel leden als bestuurders zelf gebruik maken. 

Cloud software zorgt er tegelijkertijd voor dat alle belangrijke gegevens altijd up-to-date zijn: door administratie online bij te houden zijn wijzigingen direct en overal zichtbaar voor andere bestuurders. 

3. Private Social Networks

Private Social Networks zijn gesloten sociale netwerken waartoe alleen door de vereniging goedgekeurde personen, zoals (oud) leden, toegang hebben. Deze personen kan je met een wachtwoord laten inloggen, zodat de privacy van het netwerk gegarandeerd wordt. Op deze online ontmoetingsplaats kunnen leden vervolgens foto's en video's uploaden en ervaringen met elkaar delen op de 'Verenigingswall'. 

De 3 voordelen van professioneel besturen.

Maar wat levert een professionelere aanpak jouw vereniging eigenlijk precies op? De 3 belangrijkste voordelen op een rij:

1. Efficiënter besturen: makkelijker en meer tijd over voor leuke zaken

Door alle gegevens en functies op één platform onder te brengen, hoef je als bestuurder niet langer te leren werken met allerlei verschillende programma's. Bovendien kunnen leden eigen gegevens zélf up-to-date houden, zodat penningmeesters niet langer handmatig alle leden hoeven te verwerken. IT toepassingen maken besturen dus een stuk efficiënter en makkelijker!

In een eco-systeem kan je daarnaast met één druk op de knop specifieke groepen (teams, commissies, sponsors etc.) facturen, digitale nieuwsbrieven en/of een groepssms sturen. Leden loggen in op het systeem met een eigen wachtwoord, beheren eigen persoonsgegevens en geven zichzelf op voor evenementen of activiteiten. 

2. Effectief besturen: loyale leden en beter netwerken

Het Private Social Network en Cloud software draagt eraan bij dat leden ook thuis en onderweg betrokken blijven bij jouw vereniging. Een gesloten sociaal netwerk is bovendien ideaal wanneer er foto's en updates gedeeld worden die niet voldoende representatief zijn voor het publieke gedeelte van je website. 

Hierdoor wordt de loyaliteit naar de vereniging onder jouw leden vergroot; ze zullen langer lid blijven en eerder bereid zijn bestuur- en of commissiefuncties uit te voeren. 

3. Succesvol besturen: gerichte marketing en PR

Contacten onderhouden met bedrijven, lokale overheidsinstanties en onderwijsinstellingen en communiceren met potentiële leden: besturen gaat veel verder dan je vereniging zelf. IT toepassingen, zoals CRM-software en communicatie-tools, kan het relatiebeheer met deze doelgroepen enorm verbeteren. Maar hoe?

De meest efficiënte manier is om ook dit  relatiebeheer (CRM) in het genoemde eco-systeem op te nemen. Breng de partijen onder in specifieke groepen, houd deze gegevens via cloud software up-to-date  en verstuur gerichte en persoonlijke communicatieboodschappen. Verbeter op deze manier de marketing- en PR inspanningen en de concurrentiepositie van je vereniging!

Professioneler besturen is succesvoller besturen.

Een dalend aantal lidmaatschappen en een groeiende concurrentie; steeds minder tijd voor bestuurstaken, maar steeds meer ingewikkelde softwareprogramma's. Het runnen van een vereniging is zeker niet gemakkelijk en lijkt tegenwoordig steeds meer op ondernemen. Dat besturen professioneler en efficiënter ingericht moet worden, staat dan ook buiten kijf.

Daarom 3 IT oplossingen die professioneel besturen voor jou mogelijk maken: Eco-systemen, Cloud software en Private Social Networks. Besturen wordt hiermee efficiënter, gegevens worden online beheerd en leden communiceren met elkaar binnen een gesloten sociaal netwerk.

Professioneel besturen heeft 3 belangrijke voordelen voor je vereniging: het optimaliseert de efficiëntie, effectiviteit en het succes van je bestuurswerkzaamheden.

Door professionele IT toepassingen heb je als bestuurder meer tijd over voor belangrijke én leuke zaken, versterk je de loyaliteit van je bestaande netwerk en kan je marketing en PR activiteiten succesvoller uitvoeren!